eCl@ss IM EINSATZ BEI DER BUNDESBESCHAFFUNG

OPTIMIERUNG VON DURCHLAUFZEIT UND TRANSPARENZ

"Auch durch die Einführung von eCl@ss konnte die BBG sich europaweit zum Vorreiter im eBusiness in der öffentlichen Beschaffung etablieren."

 

 

AUSGANGSSITUATION

Produkt- und Lieferantenqualität sowie eine faire Bieterbeurteilung stehen bei den Ausschreibungen der öffentlichen Hand an oberster Stelle. Allerdings bestanden vor der Einführung von eCl@ss bei Ausschreibungs- und Beschaffungsprozessen Medienbrüche, wodurch Daten von Lieferanten mehrfach erfasst sowie manuell geprüft werden mussten. Im Rahmen des EU-Projektes PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) wurden einheitliche Standards für die öffentliche Beschaffung in Europa erarbeitet.

Die BBG war als aktives Mitglied im österreichischen PEPPOL-Konsortium am Projekt beteiligt. Es wurde die Nutzung von eCl@ss zur Definition von Produktmerkmalen bei Ausschreibungen untersucht. Dann folgte die Entscheidung, eCl@ss zukünftig für die Klassifizierung von Produktmerkmalen und Katalogen einzuführen.

Die Ziele durch die Verwendung von eCl@ss sind:

  • Nutzung eines etablierten B2B-Standards für die öffentliche Beschaffung und die Bereitstellung von standardisierten Produktmerkmalen für Ausschreibungen auf Basis von eCl@ss-Merkmalen
  • Vereinheitlichung der Businessdokumente und Datenformate in der Ausschreibungsphase sowie der Bestell- und Lieferphase.

 

 

EINSATZ

Die Implementierung von eCl@ss wurde von der Paradine GmbH durchgeführt. Gemeinsam wurde das eCatalog-Service-Portal als webbasierte Lösung zum Aufbau und zur Verwaltung von Produktmerkmalen eingeführt.

Im Pre-Award, der Ausschreibungsphase, setzten die Einkaufsspezialisten der BBG auf eine einheitliche Anwendung zur Erstellung von Produktmerkmalen. Dadurch kann die Effizienz bei der Festlegung mit dem Bedarfsträger maximiert werden. Die auf eCl@ss basierenden Spezifikationen werden als E-Katalog zur Verfügung gestellt. In der Phase der Angebotslegung erreichen die Bieter durch den bereitgestellten E-Katalog eine Reduzierung der Prozesskosten und Durchlaufzeiten. Im Post-Award, der Nachvertragsphase, werden die von den Lieferanten ausgefüllten E-Kataloge in den BBG e-Shop importiert. Durch die strukturierte Produktmerkmalbeschreibung auf Basis des eCl@ss-Standards ist es für die Nutzer leichter möglich, Produkte zu vergleichen.

 

 

FAZIT

Mit der Umsetzung des BBG-eCatalog-Service-Portals nimmt die BBG europaweit eine führende Rolle in der Integrationstiefe von eBusiness-Standards in der öffentlichen Beschaffung ein.

Nationale Ausschreibungen, die über den EU-Beitragsgrenzen liegen, müssen europaweit ausgeschrieben werden. Durch das eingesetzte System werden alle von eCl@ss bereitgestellten 16 Sprachen unterstützt.

Durch die Vereinfachung des Beschaffungsprozesses konnte eine Verkürzung der Time-to-Market um bis zu 75% erzielt werden. Die Vermeidung von Redundanzen und Straffungen im gesamten Prozess führten zu einer Optimierung im Bereich der Durchlaufzeit und Transparenz. Compliance- und Datensicherheit sowie die Reduzierung von Missverständnissen und Rückfragen aufgrund klar definierter Anforderungen in der gesamten Prozesskette haben den Einsatz von eCl@ss in der BBG zu einer Erfolgsstory werden lassen.